Wareneingangskontrolle: Die umfassende Prüfung aller umgeschlagenen Güter
Ein optimaler Warenfluss ist nicht nur Voraussetzung für betriebliche Effizienz, sondern auch unabdingbar für ein ganzheitliches Qualitätsmanagement. Schließlich muss sichergestellt werden, dass entsprechende Waren auch tatsächlich in der vereinbarten Form geliefert werden – in all ihren Ausprägungen und Eigenschaften. Die Wareneingangskontrolle stellt deshalb einen zentralen Aspekt der Lagerwirtschaft dar.
Warum der ganze Aufwand? Die Wareneingangsprüfung zur Sicherung von Gewährleistungs- und Garantieansprüchen
Nehmen wir ein produzierendes Unternehmen, das mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Lieferanten zusammenarbeitet. Das komplexe Produktportfolio basiert auf High-Tech und dem Ineinandergreifen jeder einzelnen Komponente. Eine eingeschränkte Funktionsfähigkeit, abweichende Produktspezifikationen oder Verarbeitungsmängel würden damit Einfluss haben auf das ganze Endprodukt. Teure Rückläufer und ein Imageschaden für das Unternehmen wären die Folge.
Die Lösung: Im Rahmen einer Wareneingangskontrolle wird das Transportgut eingehend geprüft und in der Form dokumentiert, sodass Beschädigungen, fehlende Teile o. ä. sichtbar werden. Typischerweise nimmt der Lieferant an derartigen Wareneingangsprüfungen teil, schon allein aus präventiven Gründen.
Hier die wichtigsten Aspekte und Vorteile einer Wareneingangsprüfung (Qualitätskontrolle):
- Möglichkeit zur Überprüfung sämtlicher Waren vor finaler Warenannahme, u. a. Anzahl, Menge oder Spezifikation des Produktes
- Sicherstellung von etwaigen Schadenersatz- oder Regressansprüchen gegenüber dem Lieferanten
- Grundlage zur Verweigerung der Warenannahme
- Zuordnung der Wareneingänge zu eigenen Bestellungen (Grundlage für Wareneingangsanzeige)
Worauf kommt es bei der Qualitätskontrolle im Zuge der Wareneingangskontrolle an?
Spätere Reklamationen oder Preisnachlässe, etwa aufgrund von Fehl- oder Mängelleistungen, brauchen eine solide Grundlage. Sinn und Zweck einer Wareneingangsprüfung ist es, Bestellung und Lieferung spezifisch abzugleichen und die ordnungsgemäße Lieferung zu dokumentieren – ebenso wie Abweichungen.
Wareneingangskontrollen umfassen regelmäßige die folgenden Einzelschritte:
- Kontrolle und Abgleich des Lieferscheins
- Zuordnung der Lieferung zu einer Order/Bestellung
- Quantitative Prüfung auf Typ und Menge
- Qualitative Prüfung (v. a. Stichproben), ggfs. auch Einzelkontrolle der gelieferten Waren
- Dokumentation von Mängeln und Geltendmachung gegenüber dem Lieferanten
- Warenannahme auf Basis der Wareneingangskontrolle (ggfs. mit Mängelanzeige)
- Erstellung einer Lieferanzeige (auch: Wareneingangsanzeige)
Kurzum: All das, was schon aus Gründen der Nachweisbarkeit dokumentiert werden muss, wird im Rahmen der Qualitätskontrolle bei Lieferung überprüft. Der Unternehmer ist nach § 377 Abs. 1 HGB sogar dazu verpflichtet, Mängel unverzüglich anzuzeigen – unterlässt er dies, so gilt dies rechtlich als Warenannahme. Ausgenommen sind lediglich solche Mängel, die bei der Überprüfung als solche nicht erkennbar gewesen sind bzw. im Falle einer arglistigen Täuschung (§ 377 Abs. 5 HGB).
Weitere Aspekte der Wareneingangskontrolle
Gerade hier zeigt sich die Bedeutung einer effizienten Lagerwirtschaft, denn unbeachtet gebliebene Mängel oder Falschlieferungen behindern u. U. den gesamten Produktionsablauf. Geschultes, fachlich versiertes Personal ist daher für eine angemessene Qualitätskontrolle unerlässlich. Hier gilt es Packlisten, Übergabeprotokolle, Zolldokumente, Lieferscheine und Co. genau zu überprüfen. Auf diese Weise sichern Sie mithilfe der Wareneingangskontrolle etwaige Gewährleistungsrechte gegenüber dem Lieferanten.
Nicht zu vergessen: Potenziell schadhafte Einzelteile, die ungeprüft oder nur nachlässig geprüft werden und ihren Weg in die Weiterverarbeitung finden, führen u. U. zu Schadenersatzpflichten gegenüber dem Endkunden. Schon aus Gründen der gesetzlichen Schadenminderungspflicht empfiehlt es sich deshalb, moderne Standards und Abläufe zu etablieren, um die Wareneingangskontrolle durchzuführen. Sie ist die zur Warenannahme notwendige Qualitätskontrolle.
