Contrôle à l'entrée des marchandises : le contrôle complet de toutes les marchandises transbordées
Un flux de marchandises optimal n'est pas seulement une condition préalable à l'efficacité opérationnelle, il est également indispensable à une gestion globale de la qualité. Enfin, il faut s'assurer que les marchandises correspondantes sont effectivement livrées sous la forme convenue - sous toutes ses formes et caractéristiques. Le contrôle des entrées de marchandises constitue donc un aspect central de la gestion des stocks.
Pourquoi se donner tant de mal ? Le contrôle à l'entrée des marchandises pour assurer les droits de garantie et d'assurance
Prenons l'exemple d'une entreprise de production qui travaille avec un grand nombre de fournisseurs différents. Le portefeuille complexe de produits est basé sur la haute technologie et l'interdépendance de chaque composant. Une fonctionnalité limitée, des spécifications de produit différentes ou des défauts de traitement auraient ainsi une influence sur l'ensemble du produit final. Des retours coûteux et un préjudice d'image pour l'entreprise en seraient la conséquence.
La solution : Dans le cadre d'un contrôle d'entrée des marchandises, la marchandise transportée est examinée en détail et documentée de manière à ce que les dommages, les pièces manquantes ou autres soient visibles. En règle générale, le fournisseur participe à de tels contrôles à la réception des marchandises, ne serait-ce que pour des raisons de prévention.
Voici les principaux aspects et avantages d'un contrôle à la réception des marchandises (contrôle de qualité) :
- la possibilité de vérifier toutes les marchandises avant l'acceptation finale, notamment le nombre, la quantité ou les spécifications du produit
- la garantie d'éventuelles demandes de dommages et intérêts ou de recours contre le fournisseur
- Base pour le refus de la réception des marchandises
- Affectation des entrées de marchandises à des commandes propres (base pour l'affichage des entrées de marchandises)
Qu'est-ce qui est important dans le contrôle de la qualité lors de la réception des marchandises ?
Les réclamations ou réductions de prix ultérieures, par exemple en raison d'une mauvaise prestation ou d'un défaut, ont besoin d'une base solide. Le but d'un contrôle à l'entrée des marchandises est de faire correspondre spécifiquement la commande et la livraison et de documenter la livraison correcte - ainsi que les écarts.
Les contrôles à l'entrée des marchandises comprennent régulièrement les étapes individuelles suivantes :
- Contrôle et comparaison du bon de livraison
- Affectation de la livraison à un ordre/une commande
- Contrôle quantitatif du type et de la quantité
- Contrôle qualitatif (surtout par échantillonnage), le cas échéant également contrôle individuel des marchandises livrées
- Documentation des défauts et revendication auprès du fournisseur
- Réception des marchandises sur la base du contrôle d'entrée des marchandises (le cas échéant, avec notification des défauts)
- Création d'un avis de livraison (également appelé avis d'entrée de marchandises)
En bref, tout ce qui doit être documenté, ne serait-ce que pour des raisons de traçabilité, est vérifié dans le cadre du contrôle qualité à la livraison. L'entrepreneur est tenu, en vertu du § 377 al. 1 HGB, il est même tenu de signaler immédiatement les défauts - s'il ne le fait pas, il est considéré juridiquement comme ayant accepté la marchandise. Seuls sont exclus les défauts qui n'étaient pas reconnaissables en tant que tels lors de la vérification ou en cas de tromperie dolosive (§ 377 al. 5 HGB).
Autres aspects du contrôle à l'entrée des marchandises
C'est là que l'on voit l'importance d'une gestion efficace des stocks, car des défauts ou des erreurs de livraison passés inaperçus peuvent entraver l'ensemble du processus de production. Un personnel formé et compétent est donc indispensable pour assurer un contrôle de qualité adéquat. Il s'agit ici de vérifier minutieusement les listes de colisage, les protocoles de remise, les documents douaniers, les bons de livraison, etc. De cette manière, vous garantissez les droits de garantie éventuels vis-à-vis du fournisseur à l'aide du contrôle d'entrée des marchandises.
Il ne faut pas oublier : Les pièces potentiellement défectueuses qui ne sont pas contrôlées ou qui le sont de manière négligente et qui prennent le chemin de la transformation peuvent entraîner des obligations de dédommagement vis-à-vis du client final. Ne serait-ce que pour des raisons d'obligation légale de réduction des dommages, il est donc recommandé d'établir des normes et des procédures modernes pour effectuer le contrôle à la réception des marchandises. Il s'agit du contrôle de qualité nécessaire à la réception des marchandises.
