Que signifie la conformité ?
Comment une entreprise se comporte-t-elle en conformité avec la loi ou avec les normes et prescriptions légales ? La compliance apporte des réponses à ces questions, le terme le plus proche étant "respect des exigences (légales)". En clair, la compliance regroupe toutes les mesures ou activités d'une entreprise qui ont pour but d'assurer la conformité des activités de l'entreprise avec les dispositions légales ou réglementaires.
Typiquement, la conformité est abordée de manière hiérarchique, c'est-à-dire que les collaborateurs ou les services reçoivent un ensemble de règles et de directives qui prescrivent un certain comportement dans des situations très concrètes. Dans les cas où, en raison de la spécificité de l'activité, il n'existe pas de liste exhaustive des "comportements conformes", des directives au sens d'un comportement honnête et éthiquement souhaité entrent en jeu.
Quelle est l'importance de la conformité pour les entreprises ?
Les entreprises actives au niveau international évoluent justement dans des espaces juridiques parfois très différents, ce qui rend difficile pour les employés et les responsables d'organes (conseils d'administration, etc.) de se comporter à tout moment en conformité avec la loi. Parallèlement, une entreprise est responsable des actes de ses employés, ce qui signifie qu'il doit déjà exister au sein de l'organisation de l'entreprise un ensemble de règles pour un comportement conforme à la compliance.
Cela signifie que la conformité, au sens pratique du terme, va de pair avec des règles et des prescriptions claires en matière de comportement, auxquelles chaque employé doit se conformer. Plus l'organisation est grande et plus les activités commerciales sont variées (par exemple à l'étranger), plus cet ensemble de règles de conformité est vaste et plus il est régulièrement mis à l'épreuve. Il s'agit de mesures préventives visant à empêcher toute infraction, mais aussi de mesures de soutien préventives, telles que des instances de contrôle au sein de l'entreprise, qui soumettent par exemple les contrats dépassant une certaine valeur à l'approbation d'un organe prévu à cet effet.
La compliance est donc un instrument ou un ensemble de règles absolument nécessaire, dans lequel sont énumérées, outre des "évidences" de portée générale, des prescriptions concrètes concernant le comportement souhaité des collaborateurs.
Les risques de non-conformité
Le respect des dispositions légales n'est pas seulement décisif pour le succès de l'entreprise, il a aussi une signification claire en ce qui concerne les dommages potentiels. Ainsi, les infractions à la loi ou les comportements non conformes peuvent conduire les entreprises à devoir payer des amendes ou à s'attendre à des actions en dommages et intérêts. À l'heure de la numérisation, les éventuelles violations de la conformité s'accompagnent aussi régulièrement d'atteintes à la réputation, c'est-à-dire que l'image ou la perception publique d'une entreprise peut en souffrir. En outre, les règles de conformité doivent également protéger les collaborateurs contre un éventuel recours ou une responsabilité de leur part.
Domaines typiques dans le contexte desquels les principes de compliance sont élaborés
- Corruption
- Violations de la loi anti-discrimination
- Concurrence déloyale
- Infractions à la réglementation du travail
- Violations de la protection des données
- Blanchiment d'argent
- Financement du terrorisme
- Relations économiques extérieures
- Questions relatives à la législation antitrust
- Obligations de déclaration (par exemple, si une entreprise est cotée en bourse)
- Normes environnementales régionales
