Qu'est-ce qu'un inventaire ?
L'inventaire expliqué simplement : une condition préalable à la bonne tenue des comptes
Chaque entreprise est tenue d'établir un bilan à intervalles réguliers et d'y présenter tous ses actifs de manière transparente. Dans les entreprises commerciales et les entreprises de production en particulier, il est un peu plus difficile de prouver tous les actifs. Alors que les licences, les droits de propriété intellectuelle ou les créances peuvent être attestés par l'établissement de listes de soldes (ce que l'on appelle l'inventaire comptable), les actifs matériels nécessitent un comptage, une pesée ou une mesure effective.
Définition de l'inventaire : selon quelles normes les actifs doivent-ils être justifiés ?
Pour que les autorités fiscales puissent vérifier les données éventuelles ou que les auditeurs puissent donner leur avis, il faut des règles uniformes pour la réalisation de l'inventaire. Le terme lui-même est dérivé du latin : "invenire" signifie "trouver quelque chose", "inventarium" peut être traduit par "ensemble de ce qui a été trouvé". L'inventaire correspond donc à un état des lieux, c'est-à-dire à une comparaison des actifs et des dettes à une date concrète (dite date de référence).
Un inventaire en bonne et due forme est réalisé lorsque les principes de comptabilité régulière (GoB) sont respectés :
- Inventaire complet (ce qu'on appelle la vérité du bilan, c'est-à-dire l'exactitude du contenu, l'exhaustivité et l'absence d'arbitraire)
- Continuité de l'inventaire conformément au § 252 du HGB (Code de commerce allemand)
- Exactitude de l'inventaire conformément au § 246 al. 1 CODE DE COMMERCE
- la vérifiabilité et la clarté (ce qu'on appelle la clarté du bilan, c'est-à-dire le respect d'une organisation et d'une structure formelles)
- Enregistrement individuel de toutes les marchandises, biens ou actifs incorporels
En bref, l'inventaire doit être réalisé régulièrement, sous une forme reconnue, selon des règles claires, une désignation concrète et de manière exhaustive. L'absence d'inventaire physique entraîne, conformément au point R 5.3 al. 3 EStR à la nullité du bilan.
Aperçu des principales procédures d'inventaire
Il existe différents types d'inventaires qui permettent d'avoir une vue d'ensemble de tous les objets pertinents. Comme nous l'avons mentionné au début de cet article, la valeur à prendre en compte pour l'établissement du bilan varie en fonction de la valeur de l'actif.
Dans ce qui suit, nous présentons tout d'abord les procédures d'inventaire qui sont disponibles :
- Inventaire physique
Les actifs tels que les ordinateurs, les imprimantes, les crayons, les terminaux portables, les étiquettes ou autres, c'est-à-dire tout ce qui est physiquement présent, sont soit pesés, mesurés ou comptés. Pour de nombreuses petites pièces, une estimation est explicitement autorisée, surtout lorsque les efforts nécessaires à une détermination exacte ne seraient pas rentables, voire impossibles.
- Inventaire comptable
Toutes les documentations qui sont données dans le cadre de la comptabilité financière sont saisies par ce que l'on appelle l'inventaire comptable en tant qu'état des lieux. Il s'agit de créances, d'engagements ou d'avoirs auprès de banques - ils résultent de la présentation de justificatifs, de relevés de compte, de reçus, de listes de soldes ou de factures.
- Inventaire des immobilisations
Au lieu d'un inventaire physique, l'inventaire des immobilisations prend la forme d'une liste d'immobilisations qui donne des valeurs pour l'équipement d'exploitation et commercial, le parc automobile ou les machines. L'objet doit être désigné avec précision, et les coûts d'acquisition ou de fabrication, la durée d'utilisation, la valeur au bilan à la date de clôture, le montant de l'amortissement annuel ainsi que la date d'acquisition et de cession doivent être saisis.
Important : toutes les différences documentées dans le cadre de l'inventaire doivent être directement intégrées dans le compte de résultat. Dans le jargon, on parle aussi de différences d'inventaire.
Ces types d'inventaire sont prévus par le HGB
Conformément au § 241 du HGB, il existe une procédure de simplification de l'inventaire qui permet aux entreprises de déterminer l'inventaire à l'aide de "méthodes mathématiques et statistiques reconnues" et sur la base d'échantillons. Cela est toujours possible lorsque la "valeur informative" est équivalente à celle de l'inventaire physique.
Cela signifie que les types d'inventaire qui entrent en ligne de compte à cet effet sont clairement définis.
Au lieu de l'inventaire à jour fixe, c'est-à-dire l'inventaire "classique" à la fin d'une période de référence, il existe ainsi trois autres procédures qui sont présentées ci-dessous :
- Inventaire par échantillonnage (selon § 241 al. 1 HGB)
Limitation à des échantillons sélectionnés ainsi que représentatifs au sens de procédures d'échantillonnage aléatoire. Après le relevé, une extrapolation est effectuée sur l'ensemble de l'effectif ; l'erreur d'échantillonnage ne doit pas dépasser un pour cent de la population. Seules des méthodes mathématiques et statistiques reconnues, comme l'estimation de la moyenne, entrent en ligne de compte.
- Inventaire permanent (selon § 241 al. 2 HGB)
Dans la mesure où il existe un registre des stocks ainsi qu'une documentation propre des entrées et des sorties, il est possible de procéder à une saisie totale au sens d'un inventaire permanent. La condition préalable est qu'un inventaire physique soit réalisé au moins une fois par exercice - et qu'une comparaison soit effectuée entre le stock théorique de la comptabilité des stocks et le stock réel.
L'avantage est qu' il n'est pas nécessaire de procéder à l'inventaire en même temps, mais qu'il est possible de le répartir dans le temps. Toutefois, une base basée sur un échantillon ou une coupe transversale représentative est autorisée.
- Inventaire à jour fixe avancé ou retardé (selon § 241 al. 3 HGB)
Si, quelle qu'en soit la raison, il n'est pas possible de dresser un inventaire à la date de référence, un inventaire avancé ou retardé peut être envisagé. Pour ce faire, un inventaire physique doit être réalisé un jour dans les trois mois précédant ou dans les deux mois suivant la date de clôture du bilan. Les stocks ainsi déterminés sont mis à jour ou recalculés en ce qui concerne leur valeur.
