Qu'est-ce qu'un système de gestion des marchandises ?
Système de gestion des marchandises : définition, tâches et fonctions en un coup d'œil ?
Des processus parfaitement alignés au sein d'une entreprise sont considérés comme un facteur de réussite essentiel. Cela concerne notamment les flux de marchandises, qui supposent une logistique et une planification sans faille. Un système de gestion des marchandises (WaWi ou WWS) permet de reproduire et d'optimiser ces processus.
Définition du système de gestion des marchandises : coordination informatisée de toutes les tâches de gestion des marchandises et de traitement des commandes.
Pour que toutes les étapes intermédiaires puissent se dérouler rapidement à partir de la réception de la commande, il faut un système qui intègre tous les domaines partiels et qui permette une commande centralisée. En effet, il n'y a pas que les marchandises qui quittent l'entrepôt, les retours doivent également être pris en compte. De plus, il faut tenir compte de différents canaux de vente (boutique en ligne, vente directe, commerce de détail stationnaire, etc.
En bref, un système de gestion des marchandises aide à toujours pouvoir suivre concrètement l'emplacement ou la localisation d'un produit. Une fois intégrés dans le système, tous les mouvements de marchandises sont documentés. Selon son étendue et sa compatibilité, notamment par le biais d'interfaces, un système de gestion des marchandises soutient différents processus organisationnels et logistiques au sein de l'entreprise.
L'utilisation d'un tel système permet en outre d'analyser des statistiques et d'autres données qui servent de base de décision pour les questions opérationnelles.
Structure : voici comment s'articule un système de gestion des marchandises
Comme il existe de nombreux systèmes de gestion des marchandises différents qui, en raison de l'étendue de leurs fonctions, correspondent parfois plutôt à un ERP, il convient de les différencier. En règle générale, un WWS offre les modules de base suivants avec les fonctions correspondantes :
Entrée des marchandises, sortie des marchandises, gestion des stocks
Tous les processus relatifs à la livraison, à la réception et au contrôle des marchandises ainsi qu'à la vérification des factures y trouvent leur place. En aval, il y a le traitement des commandes, y compris la préparation des commandes et le traitement des expéditions, y compris le contrôle des sorties de marchandises.
Achat, vente
Toutes les tâches relatives à la gestion des offres, à la disposition et aux réclamations concernant les achats sont gérées ici. En aval, on trouve la gestion des données clients, une gestion des vendeurs, la planification des actions ainsi que les éventuels retours.
Gestion des données de base
Dans le cadre de la planification logistique, il est important de disposer d'informations centralisées sur chacune des marchandises afin d'optimiser l'utilisation des surfaces de stockage. Ces données peuvent non seulement être transmises aux différents canaux de distribution, mais aussi être utilisées pour la préparation des commandes.
Retours et inventaire
Il est essentiel de savoir exactement ce qui est présent, où et en quelle quantité. En documentant les flux de marchandises et en permettant de savoir où se trouvent les différentes marchandises, un système de gestion des marchandises fournit des informations importantes pour les bases de décision.
Statistiques
Il est important d'optimiser les flux de marchandises afin de minimiser les coûts, de mieux répondre aux souhaits des clients et de procéder à une gestion globale de l'assortiment.
Interfaces CRM et de contrôle de gestion
Le degré de fonctionnalité d'un système de gestion des marchandises se détermine notamment en fonction des interfaces disponibles. Les données peuvent ainsi être facilement échangées et tenues à jour, ce qui permet des évaluations en temps réel et offre ainsi une sécurité de planification.
Avantages de l'utilisation d'un système de gestion des marchandises
En reproduisant tous les processus importants de manière numérique et uniforme dans un système de gestion des marchandises, les entreprises peuvent prendre de meilleures décisions. Grâce à la connexion à un système de gestion des stocks, les processus gérés séparément peuvent néanmoins être centralisés. Dans ce cas, le système de gestion des emplacements de magasin sert à la gestion des stocks et à d'autres tâches de stockage, telles que les ordres de prélèvement.
Les commandes des clients, les données relatives aux mouvements de marchandises ou les factures saisies dans le WWS sont alors échangées ou comparées. On obtient ainsi une image complète et actualisée pour une gestion optimale des commandes et des marchandises.
Aperçu des autres avantages d'un système de gestion des marchandises :
- Gain de temps grâce à l'accès centralisé aux données de stock et de produits pour la création d'offres, de factures, etc.
- Gestion unifiée et centralisée des données sans rupture
- Transparence maximale grâce à la représentation de tous les sous-domaines importants
- Intégration de plusieurs espaces de stockage
- Possibilité de liaison avec les systèmes CRM
Autre point important : dans un système de gestion des marchandises fermé, toutes les tâches de gestion sont couvertes, alors qu'un système de gestion des marchandises ouvert se caractérise par l'intégration de différents domaines fonctionnels (achat, distribution, production, stockage). Une troisième forme est représentée par les systèmes de gestion des marchandises intégrés, qui comportent tous les modules et offrent en outre des interfaces pour les services externes.
