Was ist ein Lastenheft?
Lastenheft: Die zentrale Anforderungsspezifikation bei jedem Projekt
Erweiterungen und Anpassungen von Produktionskapazitäten, Veränderungen von Systembestandteilen oder gar die vollständige Neuplanung eines Lagerverwaltungssystems – in all diesen Fällen ist es wichtig, genau und detailliert zu beschreiben, was eigentlich für welchen Zweck erstellt, angepasst oder verändert werden soll. Das Lastenheft stellt in präziser Form dar, welche Spezifikationen ein Projekt aufweist und welche Standards oder Besonderheiten beispielsweise zu berücksichtigen sind.
Unser Logistik-Lexikon erläutert Ihnen den Aufbau und die Funktionsweise eines Lastenhefts und grenzt den Begriff zum Pflichtenheft ab.
Definition Lastenheft: Dokumentation der Anforderungen an das Projekt
Eine effiziente Lagerverwaltung fußt auf einer leistungsstarken Lagerverwaltungssoftware (LVS), die sich spezifisch an den Bedarf ausrichten und flexibel anpassen lässt. Hier bei proLogistik haben wir deshalb auf einen modularen Aufbau gesetzt, was eine Bandbreite an Funktionen für Kunden jeder Branche zulässt. Doch wie sieht es bei Projekten aus, die auf Basis spezifischer Anforderungen geplant und realisiert werden sollen? In einem solchen Fall kommt dem Lastenheft eine zentrale Bedeutung zu.
Denn: Im Lastenheft wird der gesamte Leistungsumfang dessen, was umgesetzt werden soll, ausformuliert und dargelegt. Ein Unternehmen stellt somit sicher, dass potenzielle Auftragnehmer genau wissen, um was es geht und was verlangt wird – die Basis, um überhaupt ein Angebot abgeben zu können. Wenn es um Bautätigkeiten geht, spricht man anstelle eines Lastenheftes i. d. R. von einem Leistungsverzeichnis (LV).
Aufbau und Funktionsweise: Diese Punkte sind im Lastenheft enthalten
Je genauer einzelne Funktionsbestandteile beschrieben und eingegrenzt werden, desto besser. Es macht deshalb Sinn, ein Lastenheft klar nach Kategorien zu gliedern und so strukturiert darzustellen, was genau gefordert wird. Schemenhaft möchten wir die Gliederungspunkte eines Lastenhefts darstellen:
- Ausgangssituation: Was ist Gegenstand der Lieferung? Was zeichnet das Produkt aus? Welche Zielsetzungen sind damit verknüpft?
- Anforderungen: Für welche Einsatzbedingungen soll das Produkt ausgelegt sein? Welche Standards gilt es einzuhalten? Welche Funktionen und Komponenten sollen gegeben sein?
- Rahmenbedingungen: Nach welchen Normen oder Richtlinien soll das Projekt realisiert werden? Welche Teillieferungen oder Abschläge werden vereinbart? Welche Zielwerte hinsichtlich einzelner Indikatoren (Effizienz der Anlage, Anpassbarkeit etc.) sind zu erreichen?
- Konditionen: Welche Meilensteine kennzeichnen das Projekt? Sind Teilleistungen zu erbringen? In welchem Umfang existieren Garantie- und Gewährleistungsansprüche? Wann sind Zahlungen zu leisten, ggfs. gemindert um Vertragsstrafen/Verzugsschäden?
- Kriterien zur Abnahme: Nach welchen Grundsätzen erfolgen (Teil-)Abnahmen des Projektes? Welche Standards müssen eingehalten werden? Nach welchen Kriterien müssen Reklamationen, Mängelanzeigen oder Nachbesserungen erfolgen?
Weitere Punkte lassen sich zum Lastenheft hinzufügen oder in einzelnen Bereichen ergänzen, beispielsweise zu Projektphasen, funktionalen sowie nicht-funktionalen Anforderungen als auch offenen Punkten, die erst später hinzukommen. Die Funktionsweise eines Lastenhefts ist die, dass sehr früh im Zuge einer Projektplanung klar wird, was -> zu welchem Zweck -> mit welchen Spezifikationen sowie in welcher Form zu erbringen ist.
Lastenheft versus Pflichtenheft: Wo liegen die Unterschiede?
Das Lastenheft als kompaktes Dokument, aus welchem sich Projektziele und Co. ergeben, steht relativ am Anfang eines jeden Projekts. Hier werden Ideen konkretisiert, Anforderungen formuliert und Funktionen oder Standards festgelegt, die das Ganze charakterisieren. In der Praxis kommt es vor, dass ein Lastenheft relativ häufig angepasst und damit verändert wird. Beispielsweise wenn sich herausstellt, dass die Planung einer Lagerverwaltungssoftware (LVS) zu kurz greift, wichtige Punkte fehlen oder sich daraus kein Pflichtenheft ableiten lässt.
Daraus folgt: Das Lastenheft ist grundsätzlich vor dem Pflichtenheft vorhanden, es beschreibt den Funktionsrahmen sowie die grundsätzlichen Rahmenbedingungen. Das Pflichtenheft konkretisiert all dies, daraus ergeben sich Wege und Mittel, wie Funktionen genau umgesetzt werden. Es ist das Ergebnis der Überlegungen, die im Lastenheft niedergeschrieben sind.
