Was versteht man unter Mandantenfähigkeit?
Wenn ein Soft- oder Hardwaresystem mandantenfähig ist, kann es von mehreren Nutzern (Mandaten) gleichzeitig verwendet werden, die dabei nicht auf die Daten der anderen Nutzer zugreifen können. Jeder Mandant kann in derselben Umgebung nicht nur mit seinen eigenen Daten, sondern auch mit den individuellen Einstellungen arbeiten.
Mandantenfähige Software unterscheidet in zwei Datenkategorien: mandantenübergreifende (globale) Daten und mandantenabhängige (individuelle) Daten.
- Mandantenübergreifende Daten sind für alle Nutzer verschiedener Mandanten sichtbar. Das gilt zum Beispiel für Benachrichtigungen zu Systemupdates.
- Mandantenabhängige Daten sind hingegen nur für bestimmte Mandanten bestimmt und können auch nur von diesen aufgerufen und bearbeitet werden. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Kundendaten.
Für viele Unternehmen ist die Mandantenfähigkeit beim Kauf von Software ein entscheidendes Argument. Das gilt vor allem für Firmengruppen mit rechtlich getrennten Mutter- und Tochtergesellschaften. Dank der Mandantenfähigkeit kann jede Firma ihre eigenen Daten bearbeiten.
Die Mandantenfähigkeit hat aber noch weitere Vorteile: Wenn sich mehrere Mandanten ein IT-System teilen, werden die benötigten Ressourcen kostensparend genutzt. Separate Systeme für jedes Unternehmen entfallen. Außerdem reduziert sich der Aufwand bei Wartungsarbeiten oder Systemupdates, zumal Anpassungen für einen bestimmten Mandanten unabhängig von den anderen Mandanten vorgenommen werden können.
Ein mandantenfähiges IT-System hat folgende Eigenschaften:
- Das System ist bei steigenden Anforderungen einzelner Mandanten skalierbar
- Das System beherrscht die rechtlichen Besonderheiten der unterschiedlichen Mandanten
- Das System bietet Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Daten jedes Mandanten
- Das System trennt Daten und Einstellungen unterschiedlicher Benutzer und Organisationen
- Das System kann für jeden Mandanten konfiguriert und individuell angepasst werden
