Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Warenwirtschaftssystem: Definition, Aufgaben und Funktionen in der Übersicht?
Optimal aufeinander ausgerichtete Prozesse innerhalb eines Unternehmens gelten als zentraler Erfolgsfaktor. Dies bezieht sich insbesondere auf Warenströme, die eine reibungslose Logistik und Disposition voraussetzen. Mithilfe eines Warenwirtschaftssystems, kurz WaWi oder WWS, lassen sich solche Prozesse abbilden und optimieren.
Definition Warenwirtschaftssystem: EDV-gestützte Koordinierung aller Aufgaben in Warenwirtschaft und Auftragsabwicklung
Damit vom Bestelleingang ausgehend alle Zwischenschritte zügig erfolgen können, braucht es ein System, das alle Teilbereiche integriert und zentral steuerbar macht. Schließlich verlassen nicht nur Waren das Lager, auch Retouren oder Rückläufer müssen ebenso berücksichtigt werden. Zudem gilt es verschiedene Absatzkanäle (Online-Shop, Direktvertrieb, Stationärer Einzelhandel etc.) zu beachten.
Kurzum: Ein Warenwirtschaftssystem hilft dabei, den Standort oder den Verbleib eines Produktes stets konkret nachvollziehen zu können. Einmal im System integriert, werden alle Warenbewegungen dokumentiert. Je nach Umfang und Kompatibilität, vor allem durch Schnittstellen, unterstützt ein Warenwirtschaftssystem verschiedene organisatorische und logistische Prozesse im Unternehmen.
Durch den Einsatz eines solchen Systems lassen sich zudem Statistiken und andere Daten auswerten, die Entscheidungsgrundlage für betriebliche Belange sind.
Aufbau und Struktur: So ist ein Warenwirtschaftssystem gegliedert
Da es viele verschiedene Warenwirtschaftssysteme gibt, die aufgrund ihres Funktionsumfanges teilweise eher einem ERP entsprechen, gilt es zu differenzieren. In der Regel bietet ein WWS folgende Grundmodule mit entsprechenden Funktionen:
Wareneingang, Warenausgang, Lagerhaltung
Alle Prozesse rund um Anlieferung, Warenannahme und -kontrolle sowie die Rechnungsprüfung finden hier Platz. Nachgelagert sind die Auftragsbearbeitung inklusive der Kommissionierung sowie der Versandabwicklung inklusive Warenausgangskontrolle.
Einkauf, Verkauf
Sämtliche Aufgaben rund um das Angebotsmanagement, die Disposition sowie Reklamationen in Bezug auf den Einkauf werden hier gesteuert. Nachgelagert sind die Kundendatenverwaltung, ein Verkäufermanagement, die Aktionsplanung sowie etwaige Retouren.
Stammdatenpflege
Im Rahmen der Logistikplanung ist es wichtig, zentrale Angaben zu jeder der Waren zu besitzen und damit Lagerflächen optimal nutzbar zu machen. Diese Daten lassen sich nicht nur auf einzelne Vertriebskanäle übertragen, sondern auch für die Kommissionierung gebrauchen.
Retouren und Inventur
Die genaue Kenntnis darüber, was, wo und in welcher Quantität vorliegt, ist entscheidend. Indem Warenströme dokumentiert und der Verbleib einzelner Waren transparent wird, liefert ein Warenwirtschaftssystem wichtige Informationen für die Entscheidungsgrundlagen.
Statistik
Optimierungen der Warenströme sind wichtig, um Kosten zu minimieren, Kundenwünsche besser abbilden zu können und eine ganzheitliche Sortimentspflege vorzunehmen.
CRM- und Controlling-Schnittstellen
Der Funktionsgrad eines Warenwirtschaftssystems bestimmt sich nicht zuletzt anhand der Schnittstellen, die verfügbar sind. Damit lassen sich Daten einfach austauschen und aktuell halten, was Auswertungen in Echtzeit ermöglicht und somit Planungssicherheit bietet.
Vorteile durch den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems
Indem alle wichtigen Prozesse digital und einheitlich in einem Warenwirtschaftssystem abgebildet werden, können Unternehmen bessere Entscheidungen treffen. Durch die Anbindung an ein Lagerverwaltungssystem können separat geführte Prozesse dennoch zentral zusammengeführt werden. In diesem Fall dient das Lagerverwaltungssystem der Bestandsverwaltung und weiteren Lageraufgaben, wie z. B. Kommissionieraufträgen.
Die im WWS erfassten Kundenaufträge, Warenbewegungsdaten oder Rechnungen werden dann ausgetauscht bzw. abgeglichen. So entsteht ein vollständiges, auf Aktualität getrimmtes Bild für eine optimale Auftragsabwicklung und Warenwirtschaft.
Weitere Vorteile eines Warenwirtschaftssystems in der Übersicht:
- Zeiteinsparung durch zentralen Zugriff auf Lager- und Produktdaten, um Angebote, Rechnungen und Co. zu erstellen
- Einheitliche, zentralisierte Datenverwaltung ohne Brüche
- Maximale Transparenz durch Abbildung aller wichtigen Teilbereiche
- Integration mehrerer Lagerflächen
- Verknüpfung mit CRM-Systemen möglich
Außerdem wichtig: In einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem werden alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben abgedeckt, wohingegen sich ein offenes WWS durch die Integration einzelner Funktionsbereiche (Einkauf, Vertrieb, Produktion, Lager) auszeichnet. Eine dritte Form stellen integrierte Warenwirtschaftssysteme dar, die alle Module aufweisen und zudem Schnittstellen für externe Stellen bieten.
